Selectie.
Een kwestie van waardering
25 april 2013
Getraumatiseerde ex-militairen die deel uitmaakten van de VN-vredesmacht in Srebrenica (Dutchbat). Boeren op de Veluwe van wie de bedrijven zijn geruimd tijdens de MKZ-crisis. Volwassen ex-cliënten van Jeugdzorg. Zij en vele anderen zochten de afgelopen jaren houvast en bewijs in overheidsarchieven, omdat ze moesten weten hoe hun problemen waren ontstaan en of daarbij fouten waren gemaakt. De gegevens die de antwoorden op hun vragen bevatten, zijn echter niet altijd meer aanwezig. Dat kan de rechtszekerheid van burgers en hun vertrouwen in de overheid schaden. Onvoldoende doordachte vernietiging kost de overheid bovendien tijd en geld.
Overheden zijn verplicht selectielijsten op te stellen aan de hand waarvan zij hun archieven kunnen opschonen. Overheidsinformatie is belangrijk met het oog op de democratische controle, de belangen van individuele burgers en organisaties en het goed functioneren van de overheid zelf. Daarom worden er hoge eisen gesteld aan selectielijsten. De vernietiging van informatie is immers onomkeerbaar en verkeerde beslissingen kunnen grote gevolgen hebben.
De raad constateert in zijn advies Selectie. Een kwestie van waardering dat overheden nonchalant omgaan met deze verantwoordelijkheid. Zij hebben weinig oog voor de maatschappelijke, wetenschappelijke en historische waarde van archieven en van de risicos die kleven aan ondoordachte vernietiging. Een recente wetswijziging geeft overheden een grotere eigen verantwoordelijkheid bij het opstellen van selectielijsten.
De raad pleit ervoor de nieuwe werkwijze de komende jaren goed te monitoren en de verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van gegevens bij overheden onder te brengen bij zogenoemde Chief Data Officers.